Privatlivspolitik

Senest ændret d. 16. marts 2019

Navn

§1

a. Foreningens navn er De Studerendes Idræt i Odense (D.S.I.O), og foreningens hjemsted er Odense Kommune. Stiftelses år: 24. november 1971

Formål

§2

a. Foreningen har til formål at give studerende, så vel som ligesindede ikke-studerende, mulighed for at dyrke idræt til en rimelig pris.

b. Foreningsarbejdet skal give medlemmerne mulighed for at dyrke kammeratligt samvær i deres fritid.

Organisation

§3

a. Foreningen består af forskellige afdelinger der samarbejder med hovedbestyrelsen.

ai: Hovedbestyrelsen har fri mulighed for at opstarte nye afdelinger, eller starte et samarbejde med en anden sportsklub/sportsgren, så længe de bliver en del af DSIO.

aii. Omhandler det en fusionering/sammenlægning og ændring af DSIO foreningens værdier og navn – se da §9a

aiii: Hovedbestyrelsen kan stille forslag om opløsning af en underafdeling uden selvstændig bestyrelse såfremt denne ikke har et tilfredsstillende antal medlemmer, en tilfredsstillende økonomi eller af andre årsager ikke vurderes at kunne fortsætte på betryggende vis.

aiiii: Forslaget skal stilles på en ekstraordinær generalforsamling og beslutningen træffes med 2/3 flertal blandt de fremmødte.

b. Afdelingerne skal have egne bestyrelser der vælges ved en årlig generalforsamling. Hovedforeningen kan dispensere fra denne bestemmelse.

bi. Underafdelingerne har pligt til at opgive offentlige informationer til Hovedbestyrelsen vedrørende Bank, Kommunikationsansvarlig til Odense kommune, Bookingansvarlig, alle ansvarlige personer i bestyrelse og deres arbejde.

c. Arbejdsformen i afdelingerne aftales mellem bestyrelsen og afdelingerne.

d. Afdelingsbestyrelserne er ansvarlige for, at de midler hovedforeningen overfører til afdelingerne anvendes i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

e. Afdelingerne har mulighed for at indgå sponsoraftaler. Sponsoraftalerne må ikke udtrykke politiske eller religiøse budskaber, og de skal være i overensstemmelse med reglerne for økonomisk samkvem.

f. Foreningen er medlem af DSI – Dansk Studenters Idrætsforbund. Foreningen kan indgå i andre forbund, herunder specialforbund under Dansk Idrætsforbund, og DGI

g. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Medlemmer

§4

a. Som medlemmer optages både studerende og ikke-studerende.

b. Alle medlemmer registreres i foreningens administrationsplatform.

Ledelse

§5

a. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen, hvor der vælges en hovedbestyrelse.

b. Ordinær generalforsamling afholdes en gang hvert år senest den 20. marts og indkaldes med mindst 4 ugers varsel. Forslag fra medlemmerne må, for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling, være indgivet til bestyrelsen senest 3 uger før. Indkommende forslag, regnskabsudkast og dagsorden vil blive fremsendt til medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen.

bi: Det skal fremgå af den udsendte dagsorden hvorvidt de siddende bestyrelsesmedlemmer modtager genvalg.

bii: Medlemmer i foreningen der ønsker at stille op til hovedbestyrelsen, suppleant eller intern revisor kan melde sig til den eksisterende hovedbestyrelsen senest 3 uger før generalforsamlingen eller på selve generalforsamlingen.

biii: Nye kandidater, der har meldt sig på forhånd, skal sende deres navn samt kort beskrivelse til hovedbestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingen. Hovedbestyrelsen videreformidler dette til alle medlemmer med dagsorden.

c. Ordinær generalforsamling i underafdelingen afholdes hvert år senest d. 1. marts med afsluttet og godkendt regnskab, der skal afleveres underskrevet til hovedbestyrelsen senest d. 10 marts, med henblik på, at der kan søges aktivitetstilskud for det pågældende regnskabsår. (Med aktivitetsplan fra hver underafdeling)

ci. Såfremt der ikke foreligger godkendt regnskab fra den pågældende underafdeling til deadline, kan dispensation søges i hovedbestyrelsen om udskudt deadline. Beslutningen træffes af formand og kasserer i hovedbestyrelsen.

d. Stemmeret på generalforsamlingen har alle fremmødte medlemmer.

e. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte:

1. Valg af dirigent og referent

2. Formandens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år

3. Fremlæggelse af årsregnskabet og budget for næste år til godkendelse

4. Behandling af indkomne forslag

5. Valg af fire eller fem medlemmer til bestyrelsen

6. Valg af to suppleanter til bestyrelsen

7. Valg af formænd til underafdelinger uden selvstændig bestyrelse

8. Valg af revisor

9. Eventuelt

f. Beslutninger på generalforsamlingen afgøres ved et simpelt flertal af fremmødte med mindre andet er angivet.

g. Ved valg af bestyrelse har hvert fremmødt medlem 2 stemmer. De to stemmer må ikke afgives på samme kandidat. Afstemningen er skriftlig hemmelig.

h. Ved valg af afdelingsrepræsentanter for afdelinger uden egen generalforsamling, suppleanter og intern revisor har hvert fremmødt medlem 1 stemme. Afstemningen er skriftlig hemmelig.

i. Beslutninger vedrørende ændringer af vedtægter vedtages med mindst ¾ af fremmødte afgivne stemmer.

ii. Vedtægtsændringer er gældende efter afsluttet generalforsamling.

j. Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter generalforsamling, bestyrelsesbeslutning, eller efter skriftlig anmodning til bestyrelsen fra mindst 10 % af medlemmerne. Indkaldelse hertil skal ske inden 14 dage derefter og udsendes med 8 dages varsel.

Bestyrelsen

§6

a. Bestyrelsen er sammensat af op til 5 medlemmer, dog minimum 4, samt 2 suppleanter, som vælges på generalforsamlingen.

ai. Bestyrelses medlemmer er valgt for en 1-årig periode

aii. Nuværende bestyrelsesmedlemmer til genvalg stiller op på lige fod med andre kandidater.

aiii. Det er ikke selve posten der er på valg, det er personen. Afdelingsrepræsentanterne vælges af de respektive afdelingsbestyrelser ved konstitueringsmøde indenfor 14 dage efter afdelingens ordinær generalforsamling. For afdelinger uden egen bestyrelse vælges formanden automatisk som repræsentant.

c. Medlemmer i hovedbestyrelsen, som ifølge §6a vælges på generalforsamlingen, konstituerer sig på et bestyrelsesmøde inden 14 dage efter generalforsamlingen, som formand, næstformand, kasserer, menigt-medlem 1 og eventuelt menigt-medlem 2.

ci. Tidligere bestyrelse har 14 dage efter den nye bestyrelses konstituering til at overdrage opgaver og information til den nye bestyrelse. Tidligere bestyrelse hæfter for bestyrelsesarbejde indtil dette er gjort.

d. Hvert medlem af bestyrelsen har en stemme. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

e. Bestyrelsen kan anvende ekstern hjælp.

f. Træder et medlem ud af hovedbestyrelsen, kan der frit rokeres blandt posterne for de resterende medlemmer og to suppleanter. Valg af ny suppleant sker ved næstkommende generalforsamling.

g. Det er tilladt at sidde både i hovedbestyrelsen og i en underafdelings bestyrelse.

Tegningsret

§7

a. Ved anvendelse af tegningsretten for hovedbestyrelsen forudsætter det samtidig underskrift fra 2 af hovedbestyrelsens følgende medlemmer: formand, næstformand, kasserer, menigt medlem1 og menigt medlem2.

Økonomi

§8

a. Kontingentet fastsættes af bestyrelsen i samarbejde med afdelingerne under hensyntagen til foreningens økonomi.

b. Regelsæt for økonomisk samkvem mellem hovedforeningen og afdelingerne fastsættes af hovedbestyrelsen, under hensyntagen til hovedforeningen og afdelingernes økonomi.

c. Større investeringer som f.eks. spillerbus, klubhus eller lignende skal vedtages på generalforsamling med mindst ¾ fremmødte stemmeflertal.

d. Underafdelingerne kan søge om økonomisk hjælp fra hovedbestyrelsen ved udfyldelse af formular. På næstkommende hovedbestyrelsesmøde træffes beslutningen herom.

di: Der kan hovedsageligt søges økonomisk hjælp til træner- og dommerkursus, men andre ansøgninger, som har klubbens udvikling for øje, kan også komme i betragtning.

dii: Ønsker en afdeling at afholde et socialt arrangement på tværs af afdelingerne, så kan økonomisk støtte søges i Social-puljen.

diii: Det er den eksisterende bestyrelses opgave, at vurdere hvorvidt den enkelte ansøgning skal imødekommes helt eller delvist eller om den skal afslås. Dette skal vurderes ud fra hovedbestyrelsens økonomiske situation og hvor meget støtte afdelingen allerede har modtaget i det ansøgte år.

e. Foreningens medlemmer, udvalgsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de forpligtelser foreningen DSIO har.

f. Foreningen alene hæfter for sine økonomiske forpligtelser med foreningens egne penge.

g. Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomiske forpligtelser overfor foreningen, udover at betale kontingent.

h. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.

Opløsning

§9

a. Foreningens opløsning eller sammenlægning med andre foreninger kan kun ske på en ekstraordinær generalforsamling, når hovedbestyrelsen eller to afdelingsbestyrelser beder derom. Beslutningen herom skal ske med 2/3 flertal af de fremmødte.

b. Ved opløsning af foreningen skal eventuelle midler gå til almennyttige formål.

c. Ved opløsning af hovedforeningen, har underafdelingerne mulighed for at trække sig ud og fortsætte uafhængig som en selvstændig forening. Underafdelingens midler følger den pågældende underafdeling.

Vedtægter godkendt ved ordinær generalforsamling: Odense d. 16. marts 2019

DSIO formand 2018-2019

_________________

Joakim Lynge Jakobsen

Dirigent ved Generalforsamling 2019

_________________

Sophie Rosenberg

Senest ændret d. 11. juli 2018

DSIO’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

DSIO er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Peter-Tommas Theilmann Møss
Adresse: Colbjørnsensvej 13, 2. tv.
Telefonnr.: 25376726
Mail: Formand@dsio.dk
Website: https://www.dsio.dk/

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninge
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og udmeldelsesdato

Oplysninger om ledere og trænere:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail-adresse
  • Andre oplysninger som adresse, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Her indsamler vi oplysningerne fra:

• Normalt får vi oplysningerne fra dig.
• I andre tilfælde kan der være andre kilder: Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven samt ansøgning om tilskud i relation til samme lov
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os herunder indhentelse og frigivelse af spillercertifikater

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Herunder holdbilleder og portrætbilleder ved positive udmærkelser
Billeder deles via hjemmesiden, DSIO facebookside (fansiden).
Video af træning og kamp til analyse som i nogle tilfælde videregives til forbundet med henblik på dommerudvikling/undervisning
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DSIO’s forening i relevant og nødvendigt omfang
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DHF og FHF, til DGI, og til DBU
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger:

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Foreningens medlemsregister administreres i et fælles system for hele DSIO, Conventus, så hovedforeningen og øvrige underafdelinger har adgang til medlemsoplysninger derigennem.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

1) Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

2) Ulønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

3) Lønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i op til 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
  Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.